Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zostało uchwalone przez UE w 2016 roku. W krajach członkowskich regulacja obowiązuje natomiast od 2018 roku. RODO reguluje kwestie dotyczące ochrony i przetwarzania danych wrażliwych. Wobec tego zobowiązuje przedsiębiorców m.in. do nieujawniania imion i nazwisk kontrahentów, ich numerów PESEL, adresów korespondencyjnych oraz mailowych osobom postronnym. Wejście w życie tej regulacji oznacza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm. Na czym polega wdrażanie RODO? Poniżej wyjaśniamy, jak krok po kroku wygląda taki proces.
Jak przebiega proces wdrażania RODO w firmie?
Wdrażanie RODO w firmie to wieloetapowy proces, który wymaga zaznajomienia się z unijnymi przepisami. Rozporządzenie można wdrożyć w funkcjonowanie firmy, wykonując szereg samodzielnych działań bądź też decydując się na współpracę np. z naszą kancelarią prawną w Bielsku. Na wstępie należy zdefiniować obszary przetwarzania danych oraz ocenić, jaki rodzaj zmian należy wprowadzić, by nie łamać unijnych wytycznych. W tym miejscu przygotowuje się tzw. audyt bezpieczeństwa. Na jego podstawie ocenia się zgodność przetwarzania danych osobowych z wytycznymi RODO. Oprócz audytu przygotowawczego dokonuje się również analizy ryzyka, której celem jest zabezpieczenie danych osobowych na etapie wprowadzania zmian.
Dalej kluczowe znaczenie ma wyznaczenie osoby lub zespołu, który będzie odpowiedzialny za wdrażanie RODO. Zadaniem oddelegowanego pracownika lub pracowników będzie wówczas przygotowanie harmonogramu zmian i ustalenie strategii działania. Na tym etapie opracowuje się dokumentację dotyczącą przetwarzania danych osobowych, w tym odnoszącą się m.in. do sposobów i rodzaju udzielanych informacji, procedur postępowania w przypadku naruszeń tych zasad czy też uzyskiwania zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Obowiązkiem przedsiębiorców jest też wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Ostatnim etapem wdrażania RODO jest przygotowanie audytu końcowego, który pozwala ocenić, czy firma wskutek wprowadzonych zmian spełnia europejskie standardy.
